Kreditorenbuchhaltung

• Posted on Jaqueline Fischer
• in Allgemein, Konsuminfos, Kredite, News
• on November 5, 2013
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Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind je nach Branche und Unternehmensgröße unterschiedlich, immer aber essentiell für die Funktionsfähigkeit des Unternehmens. Die Kernaufgabe besteht in der Verbuchung der von Lieferanten gestellten Rechnungen und umfasst viele Detailbereiche:

1. Prüfung jeder Rechnung

In einem ersten Schritt muss jede Rechnung detailliert geprüft werden, wozu eine Softwarelösung, wie beispielsweise bei fibunet.de beschrieben, genutzt werden könnte. Die für die Waren oder Dienstleistungen berechneten Beträge werden mit denen der aktuellsten Rechnung oder mit einem Rahmenvertrag verglichen. Das Ziel dabei ist, dass sich der Lieferant nicht einfach selbst eine Preiserhöhung genehmigt. Ebenso schadet ein kurzes Nachrechnen bzw. die Plausibilitätsprüfung der Rechnungsbeträge nicht. Wenn sich hier keine Ungereimtheiten ergeben, dann folgt die Weiterbearbeitung.

2. Abgleich mit Lieferscheinen bzw. Leistungsanerkennungen

In einem zweiten Schritt werden die Rechnungen insbesondere bei Warenlieferungen mit den Aufzeichnungen im Wareneingang verglichen. Ist die bestellte und berechnete Ware wirklich eingetroffen oder bestehen noch Rückstände. Die Fachabteilung markiert deshalb auf der Rechnung die entsprechend gelieferten oder auch die Fehl-Mengen. Dadurch bezahlt das Unternehmen auch wirklich nur die Waren und Leistungen, die eingetroffen sind und keine abweichenden „Fantasiemengen“.

3. Zuordnung zur Projekt- oder Kostenstelle und der Kostenkategorie

Die Rechnung ist nunmehr im Hinblick auf den Gesamt- oder Teilbetrag zur Zahlung freigegeben. Die weitere Bearbeitung teilt sich in zwei Arbeitsschritte auf: Die Eingabe der entsprechenden Werte in das Zahlungsverkehrssystem sowie die interne Buchhaltung des Unternehmens. Die korrekte Verbuchung der jeweiligen Kosten ist von außerordentlicher Bedeutung. Nur dadurch kann das Rechnungswesen die erforderlichen Daten beispielsweise für den Materialeinsatz oder die Gemeinkosten-Verrechnung für die unterschiedlichen Abteilungen zur Verfügung stellen. Diese Daten sind die Basis für unternehmerische Entscheidungen, da sie in Kostenwerte für Gesamtkosten bzw. die Grenzkosten für die Produktion jedes weiteren Artikels umgerechnet werden.

4. Bezahlung exakt zum Fälligkeitstermin

Anders als bei Privatpersonen werden bei den Firmen so hohe Werte bewegt, dass es sich lohnt, Rechnungen erst bei Fälligkeit zu bezahlen. Die Kreditorenbuchhaltung prüft die Zahlungskonditionen und wählt den richtigen Zahlungszeitpunkt aus.

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